Archivage des preuves : combien de temps et comment les conserver
Vous avez collecté des preuves parfaites : tracking, photos, captures d'écran. Mais si vous ne les retrouvez pas 3 mois plus tard quand le litige arrive, c'est comme si vous ne les aviez jamais eues. L'archivage est la dernière étape, souvent négligée, de votre chaîne de défense. Voici comment organiser vos preuves pour les retrouver en 30 secondes.
Cas concret
Amélie — Shopify/eBay
Amélie vend des vêtements sur Shopify et eBay. En juillet 2025, elle reçoit un chargeback Visa pour une commande de 195 € livrée en février. La banque lui laisse 14 jours pour répondre. Amélie cherche ses preuves frénétiquement : le tracking était dans ses emails, les photos produit sur son téléphone, et la conversation client dans les messages eBay. Elle met 3 jours à tout rassembler et manque de dépasser le délai. Elle réalise qu'elle a besoin d'un système.
Durées de conservation par plateforme et type de litige
Chaque plateforme a ses propres délais maximum pour l'ouverture de litiges, ce qui détermine la durée minimale de conservation de vos preuves. Amazon A-to-Z : 90 jours après la date de livraison estimée. Amazon chargeback : jusqu'à 180 jours (chargeback Visa/Mastercard). eBay Money Back Guarantee : 30 jours après la livraison ou la date estimée. PayPal Buyer Protection : 180 jours après la transaction. Chargeback bancaire : 120 jours pour Visa (jusqu'à 540 jours pour certains motifs), 120 jours pour Mastercard. Stripe : recommande de conserver les preuves 365 jours. Règle pratique : conservez TOUTES les preuves de commande pendant 18 mois minimum. Cela couvre tous les scénarios, y compris les chargebacks tardifs.
Calendrier de conservation minimum : Commandes < 50 € → 6 mois | Commandes 50-200 € → 12 mois | Commandes > 200 € → 18 mois | Abonnements → 24 mois | Produits numériques/services → 18 mois
180 jours, c'est le délai standard pour les chargebacks, mais certains peuvent arriver plus tard. Visa autorise jusqu'à 540 jours pour les litiges liés à des services à exécution future ou à des abonnements. Ne supprimez jamais les preuves avant 18 mois.
Créer un système de classement qui permet de retrouver une preuve en 30 secondes
Le classement par numéro de commande est le plus efficace. Structure : Année > Mois > Numéro de commande. Exemple : 2026/05/CMD-12345/. Dans chaque dossier de commande, stockez : la confirmation de commande (PDF), le tracking et les preuves de livraison (PDF/PNG), les photos preuve du produit avant expédition (PNG), les captures de la fiche produit au jour de la commande (PNG), les communications client (PDF des échanges), la facture (PDF). Nommez chaque fichier de manière explicite : 'CMD-12345_Tracking-Chronopost.pdf', 'CMD-12345_Photo-Produit-Avant.jpg'. Cette structure vous permet de retrouver n'importe quelle preuve en moins de 30 secondes.
Depuis qu'il utilise cette méthode, Julien retrouve n'importe quel dossier de commande en 20 secondes en tapant simplement le numéro de commande dans la recherche de son cloud. Avant, il perdait 30-45 minutes par litige à chercher ses preuves.
Solutions de stockage : cloud, local, ou hybride ?
Trois approches, selon votre volume. Solution cloud pour les petits volumes (< 50 commandes/mois) : Google Drive ou Dropbox. Créez un dossier partagé 'Preuves-Commandes' avec la structure Année/Mois/Commande. Coût : 2-10 € par mois pour 100 Go-2 To. Avantage : accessible partout, recherche rapide. Solution hybride pour volumes moyens (50-500 commandes/mois) : NAS (Synology, QNAP) + backup cloud (Backblaze B2, Wasabi). Coût : 200-400 € une fois pour le NAS + 5-10 € par mois pour le backup. Solution automatique pour gros volumes : intégrez l'archivage à votre ERP/WMS. Des outils comme ShipStation, Linnworks ou Zendesk peuvent archiver automatiquement les preuves par commande.
Pour les vendeurs Shopify : l'app 'Order Archive' (gratuite) exporte automatiquement toutes les données de commande (facture, tracking, communications) en PDF par commande. Couplez-la avec un backup Google Drive automatique via Zapier pour un archivage sans effort.
La règle 3-2-1 de l'archivage : 3 copies de vos preuves, sur 2 types de supports différents, dont 1 copie hors site. Une panne de disque dur le jour de la deadline d'un chargeback à 1 500 € n'est pas une option.
Automatiser l'archivage pour ne jamais rien oublier
L'archivage manuel est une source d'erreurs et d'oublis. Automatisez-le autant que possible. Pour les vendeurs Amazon : utilisez les rapports Amazon (Order Reports) exportables automatiquement. Pour Shopify : des apps comme EZ Exporter ou Report Pundit exportent toutes les données de commande. Pour les marketplaces : configurez des exports automatiques quotidiens ou hebdomadaires de toutes les commandes avec leurs données associées. Pour les photos : certaines apps mobiles (comme Sortly) permettent de scanner et taguer les photos par numéro de commande. L'idéal est un workflow où chaque commande expédiée génère automatiquement un dossier d'archive complet sans intervention manuelle.
Camille a automatisé son archivage avec un workflow Zapier : nouvelle commande Shopify → création automatique d'un dossier Google Drive nommé par le numéro de commande → export de la facture et des détails de commande → stockage automatique. Elle n'a plus jamais perdu une preuve.
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